Gráfico interactivo con Barra de desplazamiento

jueves, 28 de abril de 2016

Gráfico interactivo con Barra de desplazamiento

Cuando tenemos que realizar alguna presentación, queremos impresionar a nuestros jefes, y por ello, mientras mas herramientas tengamos, esto será mucho mas sencillo. En esta oportunidad vamos a realizar un gráfico muy sencillo pero que sea interactivo, es decir, que el usuario final pueda manipular fácilmente a través de una barra de desplazamiento.

Para ello necesitamos realizar los siguientes pasos:

Paso I. Organizar nuestros datos adecuadamente.

Lo primero que vamos a realizar es organizar nuestros datos en columnas como apreciamos a continuación:

Para colocar el mes y el año, lo que hicimos es colocar las fechas 01/01/2014, 01/02/2014, y así sucesivamente en la columna A:

Marcamos todas las celdas que contienen fechas, y hacemos CLIC DERECHO, FORMATO DE CELDAS (también podriamos presionar CTRL + 1)

Seleccionamos la Categoría Personalizada, y en el recuadro de Tipo colocamos lo siguiente: mmm - yy ;y listo...(en algunas versiones es mmm - aa)

Pero no nos distraigamos... en que iba?.... cierto...

Paso II. Creación de la tabla de Periodos.

En cualquier celda colocaremos la siguiente tabla:

En nuestro caso estamos utilizando las celdas D5 para indicar la cantidad de periodos que tendrá el gráfico y E5 para indicar el inicio del periodo

Paso III. Creación de rangos dinámicos.

Ahora vamos a crear dos nombres en nuestra hoja de Excel, para ello vamos a la etiqueta FORMULAS / Administrador de Nombres

Ahora en la Ventana Administrador de Nombres hacemos clic en el botón Nuevo y colocamos los siguientes datos:

Luego en la ventana que aparece crearemos el Nombre VariableMes

En la casilla Se refiere a colocaremos

=DESREF(Hoja1!$A$1;Hoja1!$E$5;0;Hoja1!$D$5;1)

Luego hacemos clic en Aceptar

Repetimos el proceso para crear el Nombre VariableVentas

En la casilla Se refiere a colocaremos

=DESREF(Hoja1!$B$1;Hoja1!$E$5;0;Hoja1!$D$5;1)

Luego hacemos clic en Aceptar

Paso IV. Creación de un gráfico de columnas.

Nos colocamos en cualquier celda de la tabla y vamos a la etiqueta Insertar / Gráfico / Columnas / Columna Agrupada

Y nos aparece el siguiente gráfico:

Ahora seleccionamos el gráfico y buscamos el botón Seleccionar datos

En la ventana Seleccionar origen de datos hacemos clic en el botón Modificar

En el recuadro Valores de la serie colocaremos lo siguiente:

=GraficoInteractivo.xlsx!VariableVenta

Debemos aclarar que el archivo de Excel lo he guardado con el nombre GraficoInteractivo, si lo guardan con otro nombre deben cambiar también lo que escriben en Valores de la serie, pero la recomendación es que dicho nombre no tenga espacios.

Luego presionan el boton Aceptar.

Ahora presionan el botón Editar

Y colocamos lo siguiente: =GraficoInteractivo.xlsx!VariableMes

Paso V. Agregar la barra de desplazamiento Horizontal.

Antes de agregar la barra de desplazamiento horizontal debemos activar la Etiqueta Desarrollador (en la versión 2010 se llama Programador)

Si no la tienen activa, esta se debe activar haciendo clic derecho sobre cualquier etiqueta y seleccionamos la opción Personalizar la cinta de opciones...

En la ventana Opciones de Excel, activamos la casilla Desarrollador y luego hacemos clic en Aceptar.

En la etiqueta Desarrollador, hacemos clic en Insertar y luego clic en Barra de desplazamiento.

Selecciona la barra de desplazamiento recién insertada y dale forma para ajustarla a la gráfica (aunque por defecto esta sea vertical, si dibujas el control en forma horizontal, Excel interpretará que ésta es la orientación que quieres).

Ajusta sus propiedades haciendo clic derecho sobre la misma y seleccionando la opción Formato de Control.

Luego elige la ficha Control y configura el valor mínimo (para este ejemplo 1), el valor máximo (para este ejemplo 29 porque tengo 29 meses), el valor de incremento (para este ejemplo 1) y la celda con la que lo vas a vincular, en tu caso $E$5.